院合同管理办法

安徽省勘查技术院合同管理办法

 

第一章  总则 

    第一条  为加强经济合同管理，规范对外经济行为，防范与控制合同风险，维护本院合法权益，根据国家有关法律法规，结合本院实际情况，制定本办法。

第二条  凡以院或院属法人企业名义对外发生经济活动的，应当签订合同。

第三条  订立合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

    第四条  本办法所称合同，是指院属各单位（含部门，下同）在开展经营活动中，与其他民事主体之间签订的各类经济合同及具有合同性质的意向书、协议书等。

    第五条  院合同管理实行“院长签批、分管院领导审核把关、副总经济师归口管理、相关职能部门初审会签、合同履约单位具体承办”的分级负责和管理机制。

    重要经济合同（合同标的大、涉外合同），经院长确定后，提交院领导（或院长办公会议）集体讨论审定。

需以院名义订立具有履约性质的协议、文件的院属单位，为合同承办单位（承办单位应据合同项目需要指定承办人）。

地勘和工勘施工合同的相关职能部门为市场经营科和总工办。其他合同的相关职能部门为其职能主管部门。

第二章  合同管理职责范围

第六条  合同承办单位（人）

1、负责对方资信、能力等情况调查，并收集相应资料；

2、负责合同招标、谈判和文本的起草。起草合同的基本要求是：①对方具有签约资格（属法人单位，并由法定代表人或其书面授权委托人签字）；②内容符合法规和政策规定；③双方具有履约能力；④未超越经营范围及授权书的授权范围；⑤条款完整，文字准确，签约手续完备；

3、负责合同履行和解决合同履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须重新办理会审和报批；

4、及时向院长和分管院领导汇报合同履约情况；

5、负责或参加合同纠纷的协商、调解等工作；

6、负责债权债务的清理。

第七条 计划财务科

1、检查、考核合同款项履行情况，对合同款项履行过程中的问题及时提出意见及解决方案；

2、建立合同台帐，负责合同报表统计、分析和报送工作；

3、协助承办单位对债权债务的清理。

第八条  市场经营科

1、监督、指导、协助合同承办单位依法签订或变更合同，参与重大合同的谈判与签订；

2、检查合同履行情况，协助合同承办单位解决合同履行中出现的问题；若有必要，应及时向院长或主管院领导报告；

3、参与合同纠纷的处理；

4、负责签约对方信息、签约目的依据、标的和本部门职能范围的相关条款的审查。

第九条  总工办（勘查技术科）

1、负责勘查、工勘施工合同履约技术水平、生产能力、技术要求、质量标准、履约期限的审查。审查设计书与质量管理体系及国家标准、行业标准、企业标准的符合性；

2、负责合同技术信息的约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任的审查。

第十条  办公室

1、负责合同用印、法人授权委托书的管理；

2、负责合同的建档和管理；

3、负责对各单位合同资料管理情况的检查；

4、负责合同文字的修饰。

第十一条  副总经济师

1、负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性；参与对重大合同签约对方的经营范围、资信情况和履约能力的审查；

2、负责合同价款、支付方式、违约责任、免责等条款的审查；对合同变更或解除的经济性进行评估，出具书面意见；

3、汇总、协调职能部门审查意见；

4、合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释；

5、负责合同全程管理。

第三章  合同草拟、审定流程

    第十二条  草拟会签。合同承办单位应就商谈约定的内容草拟合同文本，交办公室文书员填写“安徽省勘查技术院合同会签表”后，办理传阅会签，各会签部门最多在半日内（一般要求在2小时内）完成初审。各部门传阅会签完毕，应及时将会签意见及合同文本送交副总经济师。
    第十三条  审查修改。副总经济师按职责于半日内提出审查意见，会同相关部门意见一并交承办单位进行修改，若相关部门与承办单位对合同内容有异议的，由副总经济师进行协调定稿。
    第十四条  合同签批与用印。已会签的合同经修改，由分管领导审核定稿，送院长或授权委托人签字，由院办公室加盖印章。
    第四章  合同的订立

第十五条  订立合同前，须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立合同。

    第十六条  未经院长授权委托（一般应签发书面授权委托书），任何人不得代表我方在合同的“代表人”栏签字。《法定代表人授权委托书》采取一事(合同)一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。代理人必须忠实履行职责，维护本单位的合法权益，对本单位负责，对法定代表人负责。

    第十七条  授权委托事宜由院办公室管理，授权委托书经院长签字并加盖院印章后授权生效。授权委托书作为合同附件存档。

第十八条  合同应具备的主要条款：①合同各方的法定名称、地址、邮编、电话、法定代表人姓名、职务、联系方式；②签约的目的和依据；③标的（指货物、劳务、工程项目等）；④数量和质量，数量和质量条款应符合国家质量法规和规范的规定，写明计量单位、质量标准、技术要求和检测（验收）方法等，应特别注意质量责任规定；⑤价款或酬金。一般应写明单价、总价、计价单位、结算依据、支付手段和支付方式；⑥履行地点、期限和方式；⑦免责条款（因不可抗拒的原因造成的不能履行或不能完全履行合同时，当事人的免责事项）；⑧违约责任。违约责任条款，应具体写明约定的违约金额或计量方法；⑨根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款。

    第十九条  院长对合同的订立具有最终决定权。

    第二十条  由于合同实施时间要求特别紧，不允许在合同签订前执行合同会签流程，经院长同意后，由副总经济师采用简易会签流程进行合同审核把关。

    第二十一条  合同初审流程中各部门审核意见应签署于《合同会签表》上，《合同会签表》作为合同审核过程中的记录和凭证，由院办公室文书员收存，一般留存三年。

第二十二条  订立合同时，严禁在空白文本上盖章，并且尽可能先由对方签字盖章后我方再予以签字盖章。

第二十三条  合同使用A4纸，合同文本超过一张纸的应加盖骑缝章（若我院为甲方的必须加盖骑缝章）。

第二十四条  合同文本由办公室统一编号（一般为：年号＋当年流水号）。院办公室留存一份合同文本原件，相关单位持重份合同文本原件或复印件。

第二十五条  重要合同、标的特别大的合同或与资信差的单位签订的合同，必须经公证机关公证。本款由承办单位提出建议或由副总经济师提出审核意见。

第二十六条  标的＜10万元的合同，原则上不实行会签制度，由副总经济师审查无异议的，直接送分管院领导审核后，报院长签批；若审查后有异议的合同，执行会签流程。

第二十七条  具有独立法人资格的院属企业，合同标的在10万元以下的，可独立签订。10-50万元的，应报分管院领导审核。超过50万元的，执行院合同会签流程。

第二十八条  院与院属二级单位或院属二级单位之间的内部合同（责任书、责任状、协议等），不适用本办法。

第二十九条  院属二级单位（院属法人企业除外）、机关各部门不得以本单位（部门）名义对外签订合同。

第五章  合同的履行

第三十条  承办单位和相关部门应根据合同编号设立合同管理台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。

    第三十一条  相关单位在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向分管院领导汇报。

    第三十二条  合同履行中应妥善管理合同资料。修改合同的文书、图表、传真等均为合同的组成部分。工程合同有关技术资料、图表等重要原始资料应建立登记，保证合同资料完整性。合同资料由各单位文件资料管理员统一建档管理。

第三十三条  合同履行中，承办人发现并有证据证明对方有下列情况之一的，应立即报告院采取措施：①经营状况严重恶化；②转移财产，抽逃资金，以逃避债务的；③丧失商业信誉；④有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

第六章  合同的变更和解除

第三十四条  变更或解除合同，执行本办法第三章规定。

第三十五条  要求变更或解除合同的文函或协议，应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖法人单位印章。

第三十六条  有关部门收到对方要求变更或解除合同的文函，应立即向分管院领导汇报，并及时作出书面答复。

第三十七条  变更或解除合同的文函和复函应符合公文收发要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室存档。

第三十八条  变更或解除合同的合同文本，应为原合同的组成部分。

第三十九条  存在下列情形之一的，我方可提出解除合同要求：①因不可抗力致使不能实现合同目的；②在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；③对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；④对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；⑤法律规定的其他情形。

第七章  考核与奖惩

第四十条  在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本院避免重大经济损失，或在经济纠纷处理过程中，避免或挽回我方重大经济损失的，予以奖励。

第四十一条  合同承办人或其他相关人员出现下列情况之一，使本院造成损失的，院将依法向责任人追偿损失：① 未经授权批准或超越职权签订合同；② 擅自为他人提供印章或盖章的空白合同、授权委托书；③ 应当签订书面合同而未签订书面合同。

第四十二条  合同承办人或其他相关人员出现下列情况之一，使本院造成损失的，院酌情向责任人追偿损失：① 因工作过失致使被诈骗；② 我方履行合同未经对方当事人确认；③ 遗失重要证据；④ 发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；⑤ 印章、授权委托书遗失未及时报案和报告，造成后果的。

第四十三条  按照管理职责，审查会签部门未对合同进行认真审查，由此导致本院造成损失的，应承担相应的责任。

第四十四条  合同签订和履行中，因故意或重大过失而使本院造成重大损失的，移送司法机关追究其法律责任。

第四十五条  院将不定期地组织对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入院对部门工作的考核范围。

第八章  其  他

第四十六条  合同作为院对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。

第四十七条  承办部门和有关部门应当定期或不定期汇总各自工作范围内的合同订立或履行情况，向院领导汇报。

第四十八条  有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与合同有关的文书、图表、传真件等）按合同编号整理，交本单位文件资料管理员建档保存，不得随意处置、销毁、遗失。

第九章  附  则

第四十九条  本办法解释权属本院。

第五十条  本办法自印发之日起实施。原《安徽省勘查技术院合同管理办法》（皖勘院〔2007〕34号）同时废止。